Bezpieczeństwo i kontrola urządzeń mobilnych, czyli szafa skrytkowa Antumo w magazynach Rossmanna

Rossmann

Rossmann jest jednym z największych graczy rynku drogeryjnego w Europie. Firma została założona przez Dirka Rossmanna w 1972 roku i aktualnie posiada ponad 4 700 drogerii w Niemczech, Polsce, Czechach, Albanii, Turcji, na Węgrzech, a także w Kosowie i Hiszpanii. W Polsce marka jest obecna od 1993 roku, kiedy to Rossmann otworzył w Łodzi pierwszą samoobsługową drogerię. Od tego momentu rozpoczęła się systematyczna budowa marki w Polsce, a dynamika rozwoju Rossmanna trwale się zwiększa. Firma konsekwentnie realizuje przyjętą strategię̨ otwierając drogerie w dobrych i przemyślanych lokalizacjach, których w Polsce funkcjonuje już ponad 1940.

Firma zwiększa też udział w rynku drogeryjnym i obecnie obsługuje ponad 32,5 proc. rynku. 

Wyzwania – sytuacja wyjściowa 

Klienci Rossmanna w Polsce wykonują setki milionów transakcji rocznie. Firma umożliwia im robienie zakupów w modelu omnichannel, czyli sprzedaży wielokanałowej. Konsumenci mogą robić zakupy w drogeriach stacjonarnych lub przez internet, ale podczas wizyty w drogerii, a później odebrać zamówiony towar również w drogerii lub korzystając z usług firm kurierskich.  

Zatowarowanie drogerii stacjonarnych oraz obsługa zamówień składanych online realizowane są przez centra logistyczne: w Łodzi, Zgierzu, Grudziądzu oraz Pyskowicach. Magazyny te łącznie liczą 162 tys. m². 

Przy kompletacji zamówień pracownicy korzystają z mobilnych terminali. Urządzenia są skonfigurowane z systemem do zarządzania magazynem (WMS), który przekazuje wszystkie niezbędne informacje dotyczące zamówień do realizacji. Pracownicy pobierają samodzielnie sprzęt na początku zmiany i po zakończeniu pracy są zobowiązani do jego zwrotu. Jeżeli widzą awarie lub inne uszkodzenia powinni je zgłosić do odpowiedniej komórki odpowiedzialnej za wsparcie. Taki model pracy prowadził jednak do licznych problemów. Z uwagi na preferencje osobiste, pracownicy często zostawiali urządzenia w miejscach tylko sobie znanych, aby móc korzystać z nich ponownie. Takie działania miały bezpośrednie konsekwencje w postaci zagubienia lub uszkodzenia sprzętu oraz jego nierównomiernego zużycia - o czym liderzy i szefowie zmian nie byli informowani na bieżąco. Brak odpowiedniego systemu zarządzania i monitorowania stanu urządzeń prowadził do sytuacji, gdzie na początku zmiany nie wszyscy pracownicy mogli otrzymać sprawny sprzęt. Rezultatem była dezorganizacja pracy, co często skutkowało przestojami i opóźnieniami w procesie kompletowania zamówień. 

Rossmann postanowił wdrożyć w firmie rozwiązania, które wyeliminują dalsze problemy i usprawnią logistykę operacyjną magazynów.  

Firma zdecydowała się na współpracę ze spółką Antumo i zakup metalowych szaf skrytkowych do przechowywania terminali mobilnych do trzech centrów dystrybucyjnych oraz wdrożenie systemu do zarządzania sprzętem - Antumo MDM.

Przebieg wdrożenia

W pierwszej kolejności pracownicy Antumo zaprezentowali inżynierom pracującym w Rossmannie możliwości techniczne i sprzętowe szaf skrytkowych oraz ich funkcjonalności, które spełniałyby wymogi i standardy obowiązujące w sieci handlowej. 

Metalowe szafki skrytkowe Antumo to zaawansowane sprzęty pozwalające na sprawne zarządzanie urządzeniami mobilnymi oraz firmowymi danymi. Składają się z systemu w pełni zautomatyzowanych skrytek otwieranych na kartę, zarządzanego za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Szafa skrytkowa służy do automatycznego wydawania pracownikom terminali oraz innego rodzaju urządzeń mobilnych. Przynosi organizacji wiele korzyści: informuje kto, gdzie i kiedy używa aktualnie urządzeń mobilnych, pozwala zredukować czas niezbędny do zarządzania, wydawania oraz zdawania sprzętu. 

Szafa wyposażona jest w ekran LCD, który przekazuje dodatkowe informacje dotyczące np. liczby aktualnie używanych albo pozostałych w systemie urządzeń mobilnych. Zamontowane w skrytkach czujniki zbliżeniowe ustalają, czy pracownik zabrał czy zdał sprzęt. Ponadto przy każdej skrytce znajduje się wizualna sygnalizacja LED, która włącza się, informując o zapełnieniu danej szafki. Szafę można łatwo zintegrować z zewnętrznymi systemami, np. programami do zarządzania urządzeniami mobilnymi klasy MDM.

Rozmiar i kształt szafek oraz liczba skrytek w każdym z modułów jest dopasowywana do potrzeb klienta.  W asortymencie znajdują się modele liczące od ok. 20 do nawet ponad 100 skrytek.

Inżynierowie Rossmanna określili liczbę potrzebnych skrytek tak, aby każde urządzenie będące w użytkowaniu mogło zostać ulokowane w szafie, wymagania dotyczące wielkości ekranów i czytników oraz specyfikacje sposobu uwierzytelniania pracowników, otwierania skrytek, pobierania i zdawania sprzętu. Na podstawie tych wytycznych inżynierowie Antumo zaprojektowali konfigurację sprzętu.

Po dostarczeniu szafy do centrów dystrybucyjnych Rossmann, uruchomiono system do zarządzania urządzeniami Antumo MDM oraz zintegrowano go z aplikacjami funkcjonującymi już w środowisku informatycznym sieci handlowej.  Pracownicy Antumo przeprowadzili również szkolenie z obsługi sprzętu oraz oprogramowania.

Płynny przepływ urządzeń i danych

Każda z szaf skrytkowych została skompletowana z dwóch rodzajów modułów: jedno i dwukolumnowych. Urządzenia mają wbudowane czytniki RFID, które wykorzystywane są do otwarcia skrytek w celu pobrania terminali mobilnych, po przyłożeniu karty dostępowej. Pracownicy mogą używać tej samej karty, której używają do otwierania drzwi wejściowych do siedziby firmy czy wewnętrznych między pomieszczeniami. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę posiadania przez pracowników osobnego klucza czy kodu dostępu, co znacznie usprawnia korzystanie z szafy. Po otwarciu skrytki – losowo przez system - pracownik może pobrać potrzebny sprzęt. Standardowo w czasie jednej operacji otwierana jest tylko jedna skrytka, ale jest możliwość zmiany ustawień, w przypadkach, gdy urządzenie powiązane jest z innym, np. terminal mobilny i przenośna drukarka. Wysokiej jakości zamki elektromagnetyczne minimalizują ryzyko pobrania terminali przez osoby nieuprawnione. W przypadku awarii zasilania, zamki blokują się automatycznie. Zwrot sprzętu wygląda analogicznie jak jego pobór.  

Do zarządzania szafami zostało wdrożone i uruchomione oprogramowanie Antumo MDM. System umożliwia nadanie specjalnych uprawnień dwóm grupom użytkowników:

1. Liderzy mają możliwość otwierania pojedynczych skrytek, wyjmowania uszkodzonych urządzeń oraz odłożenia urządzenia przypisanego do danego pracownika bez jego obecności.
2. Administratorzy, oprócz tych samych uprawnień co Liderzy, mogą otwierać wszystkie skrytki lub tylko skrytki z uszkodzonymi urządzeniami oraz dodawać nowe urządzenia. Ponadto mają możliwość zaprogramowania sprzętu w taki sposób, aby konkretne terminale były wydawane jedynie uprawnionym użytkownikom. 

System przygotowuje również dla Administratorów raporty z historią operacji dla każdego terminala, w których znajdują się informacje o datach pobrań i zwrotów sprzętu, numerze szafy, użytkownikach oraz zgłoszonych usterkach. Dzięki tej funkcjonalności, w przypadku kradzieży albo uszkodzenia terminala, rejestr z systemu od razu wskaże ostatniego pracownika, który korzystał ze sprzętu i przez to najprawdopodobniej odpowiada za jego awarię. Dodatkowo Administratorzy wiedzą, który sprzęt nie został zwrócony przez pracowników i mogą skontaktować się z nimi, aby wyjaśnić przyczynę braku zwrotu. 

W urządzeniach zostały zamontowane również czytelne dotykowe ekrany LCD, które przekazują informacje o liczbie aktualnie używanych albo pozostałych w systemach urządzeń mobilnych. Wyświetlacze służą jednocześnie jako narzędzie do zgłaszania usterek i awarii sprzętu przez pracowników za pośrednictwem systemu Antumo MDM. Te informacje trafiają do Administratorów. Oni przekazują wadliwe terminale do naprawy, a ich miejsce tymczasowo zajmują terminale serwisowe. Taka organizacja pracy wyeliminowała sytuacje, w których pracownicy rozpoczynając zmianę, otrzymywali niesprawne terminale.  

- Uruchamiając w firmie kompleksowe rozwiązanie do zarządzania urządzeniami mobilnymi w codziennej pracy magazynu, zależało nam, aby było ono funkcjonalne i praktyczne dla pracowników. Załoga prędko zauważyła zalety zainstalowania szafy skrytkowej. Umieszczając urządzenia w skrytkach po zakończeniu zmiany, mają gwarancję, że przy następnym pobieraniu sprzętu będzie on sprawny - mówi Marcin Janikowski, Kierownik Sekcji Rozwoju Technologicznego Drogerii w Dziale IT Rossmann. Kontrola nad stanem technicznym terminali oraz ich umieszczenie w jednym miejscu ułatwia również organizację pracy kierownikom zmian. Mają pewność, że wszyscy pracownicy otrzymają terminale i będą mogli wykonywać swoje zadania bez zakłóceń. To bardzo ważne w szczególności w tzw. gorących okresach, kiedy liczba zamówień do przygotowania rośnie – dodaje.

- Współpraca z firmą Antumo oraz uruchomienie w naszej organizacji ich autorskich rozwiązań informatycznych i sprzętowych pomogły nam rozwiązać szereg problemów z obszaru zarządzania urządzeniami mobilnymi oraz usprawnić prace magazynu – podsumowuje Marcin Janikowski.  

Projekt krok po kroku: 

• analiza przedwdrożeniowa
• opracowanie oprogramowania i systemu sprzętowego
• dostarczenie szaf skrytkowych z zainstalowanym oprogramowaniem
• konfiguracja i uruchomienie sprzętu 

Zastosowane rozwiązania:

• modułowa szafa skrytkowa na terminale mobilne
• system do zarządzania urządzeniami mobilnymi w firmie – Antumo MDM
• usługa serwisowa szafy skrytkowej oraz wsparcie techniczne

Korzyści z uruchomienia:

• zmniejszenie czasu potrzebnego na zarządzanie, wydawanie i zwracanie urządzeń
• udostępnienie pracownikom aplikacji do zgłaszania awarii sprzętu
• sprawna identyfikacja i eliminacja z użytkowania uszkodzonych terminali
• zapewnienie pracownikom dostępu do sprawnego sprzętu
• dostęp do informacji o lokalizacji sprzętu oraz możliwość identyfikacji danych użytkowników
• bezpieczeństwo przechowywania urządzeń
• zmniejszenie awaryjności i uszkodzeń sprzętu